Pilhas de Documentos nunca mais
		Fluxo do Documento
		Documentos Salvos de Tragédias. A vida de seus documentos após a destruição

A OnlyOne Tecnologia possui especialistas certificados em digitalização, microfilmagem e impressão de documentos:

Certificações:

CDIA+
PDIA+
ITIL
MPS.BR (em implantação)

Digitalização consiste na captura das imagens através de um sistema fotográfico, que garante total fidelidade do documento original, transformando os arquivos físicos de papel em microfilme,  com o objectivo de proteger e ordenar, colocando milhões de documentos em apenas um metro quadrado.

Microfilmagem de Documentos

A microfilmagem de documentos consiste na captura das imagens através de um sistema fotográfico, que garante total fidelidade do documento original, transformando os arquivos físicos de papel em microfilme,  com o objectivo de proteger e ordenar, colocando milhões de documentos em apenas um metro quadrado.

As imagens dos documentos são recuperadas, através de equipamentos próprios, sem se ter que recorrer ao manuseamento do papel. O sistema de arquivo é simples e económico.

Microfilmamos todo o tipo de documentos e formatos, e todo o processo é executado com o rigor exigido  pelas normas internacionais ISO.

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Digitalização de Documentos

A Digitalização é um processo de transformação do documento em papel físico para imagem digital. Esta alteração de suporte deve satisfazer todos os requisitos de segurança de forma a que a informação capturada no documento possa ser lida e reproduzida da mesma forma.

Com a digitalização de documentos, garantimos uma melhor administração do arquivo, segurança, armazenamento e recuperação da informação. A pesquisa dos documentos é simples e rápida, reduzindo custos e aumentado a rentabilidade de quem faz uso permanente do arquivo.

Digitalizamos todo o tipo de documentos em sistema planetário ou rotativo e efectuamos ainda todo o processo necessário à correcta implementação e acessibilidade dos documentos digitalizados.

Digitalização de Microfilme

A digitalização de microfilmes é executada num scanner com características específicas e com capacidade para capturar fotogramas, no qual a diversidade do formato do documento não é obstáculo à elevada qualidade da imagem e ao desempenho do scanner, na captura dos documentos microfilmados.

A ControlFilme é representante dos scanners de microfilmes da marca Sunrise, pioneiro na famosa versão de 3 em 1, o que quer dizer que o mesmo scanner digitaliza microfilmes, microfichas e cartões de janela, mediante a troca de um módulo de captura, próprio para cada tipo de formato analógico.

Com o digitalizador de microfilmes, o arquivo pode ser visualizado por toda a empresa, e de acordo com as permissões pode ser acedido por vários utilizadores ao mesmo tempo.

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Vantagens

Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema às suas necessidades;

Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;

Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;

Criação da central de atendimento;

Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;

Histórico das solicitações e devoluções;

Impressão dos rótulos das caixas e pastas;

Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem descartados;

Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;

Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.

Disponibilização de espaço físico;

Organização física adequada;

Sistema de identificação visual;

Padronização dos métodos de arquivamento;

Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;

Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;

Atendimento às normas CONARQ - ARQUIVO NACIONAL de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

A digitalização torna os documentos mais acessíveis aos utilizadores, reduz significativamente os tempos de pesquisa e aumenta significativamente a eficácia na consulta de documentos.