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GED - ONLYGED com Workflow O MELHOR E MAIS COMPLETO SISTEMA DE GERECIAMENTO DE DOCUMENTOS, COM WORKFLOW INTEGRADO.
• que é?
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• Software desenvolvido por profissionais com certificação CDIA+, PDI+ e com acompanhamento de mestres e doutores em Arquivologia.
GED é sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
É uma tecnologia que permite facilmente gerar, controlar, armazenar e compartilhar qualquer tipo de documento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa.
• GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. Por que implantar?
Veja algumas razões pelas quais muitas empresas estão implantando o GED:
· Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
· Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade dos documentos em rede.
· Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
· Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
· Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
· Aproveitamento de espaço físico.
· Evitar extravio ou falsificação de documentos.
· Integração com outros sistemas e tecnologias.
· Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
· Melhor atendimento ao cliente.
• GED proporciona respostas precisas e instantâneas.
· Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa.
· Isso é de se esperar pelos fatos sobre GED versus documentos em papel relacionados abaixo:
· Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
· Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
· A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
· Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
· Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta em média 10 mil imagens de documento.
· Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
· Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia.
Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO SOFTWARE
Aplicativo cliente-servidor:
• Opera em sistema operacional Windows 98, 2000, 2003, XP e Vista, Linux, Sun Solaris, FreeBSD, Mac Os, Unix;
• Suporta número ilimitado de conexões simultáneas, apenas limitadas pela capacidade do Hardware servidor;
• Limite de tamanho do banco-de-dados: ilimitado - terabytes de dados;
• Interface em português para os diferentes níveis de usuários;
• Comporta milhares de acessos simultâneos;
• Desenvolvido em arquitetura cliente/servidor de três camadas
• Gerência dos documentos mantida através de banco de dados relacional Oracle, MS-SQLServer ou PostgreSQL;
• Conectividade com aplicativos escritos em DELPHI, POWERBUILDER, C#, VISUAL BASIC, JAVA, PHP, etc, permitindo a exibição dos documentos digitalizados também a partir desses aplicativos
• Utiliza autenticação e criptografia de senha própria, ou integrada a autenticação via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol).
• Permite recuperação de registros por qualquer campo armazenado e consulta por qualquer campo do formulário e sem restrições de limites de campos por documento.
• Possui controle de acesso em nível de usuário, grupo e pastas sendo possível estabelecer permissões de acesso diferenciadas (consulta, inclusão, exclusão e acesso) em nível de grupo de usuários por cada campo da estrutura de dados (índices);
• Permite configurar direitos aos usuários sobre o sistema em operações de: digitalizar, importar, exportar e imprimir; Permite configurar direitos aos usuários sobre objetos do sistema a nível de leitura, edição, criação e exclusão.
• Suporte a algoritmos de compressão para imagens TIFF, JPEG, PDF e outros
• Suporte a spool de impressão e gerência de arquivos da tecnologia COLD na mesma interface do sistema de Gerenciamento de Documentos.
• Na criação do documento digital permite ao operador/administrador configurar a interface e determinar a estrutura de dados (índices) dos registros a serem armazenados, possuindo tipos de dados numérico, texto, data e campos de múltipla escolha.
• Permite a inclusão de documentos através de vínculo automático de imagens digitalizadas com registro ativo da tabela de dados;
• Tem capacidade de digitalização controlada internamente pelo programa;
• Permite rotacionar a imagem em 90º, 180º ou 270º;
• Tem capacidade de Zoom superior de 1000%;
• Permite enquadramento da imagem digitalizada no espaço visual da interface gráfica com ajustes na altura, comprimento ou total da imagem;
• Permite a alteração da ordem das imagens vinculadas ao registro ativo sem que seja necessário um segunda digitalização de documentos;
• Permite a importação e exportação de dados e imagens;
• Permite a definição de diversos volumes independentes do seu tipo;
• Permite agregar módulos de OCR e ICR ao programa, transformando as imagens em texto e indexando automaticamente a base de dados;
• TOTALMENTE em plataforma WEB - Permitindo atualização instantânea do sistema a partir do servidor para todas as estações de trabalho, não necessitando da intervenção do usuário ou do administrador da rede ou qualquer instalação no computador cliente;
• Permite gerência acima de 10.000 trilhões de imagens;
• Compatível com scanners que utilizam comunicação padrão TWAIN ou ISIS;
• Permite customizações de acordo com a necessidade do usuário;
• Permite o armazenamento de miniaturas das imagens (thumbnails) para facilitar a navegação entre as páginas do documento.
• Permite a inserção de anotações (post-it) sobre as páginas dos documentos.
• Permite monitorar atividades do usuário no sistema em operações como: Mover, Editar, Trocar, Apagar, Criar, Adicionar, Renomear, Imprimir e Excluir. Permite a emissão de relatórios ou consultas que registrem as atividades realizadas pelo usuário incluindo, no mínimo, data/hora, usuário, ação e objeto do sistema que sofreu a ação.
• Possui disponibilidade de suporte, treinamento e atualizações no Brasil.
• Fornecemos documentação sobre o modelo de dados e estrutura das tabelas de armazenamento das informações e imagens para eventual acesso externo via aplicativos a partir de um mapeamento da estrutura de indexação do software GED para estruturas de identificação de objetos no banco de dados da empresa.
• Documentação/tutorial sobre a utilização do software.
MÓDULO DE INDEXAÇÃO (MÓDULO ADICIONAL)
• Integração total com o Módulo de indexação de imagens para obter os modelos de fichas de indexação e montar automaticamente os campos de preenchimento.
• Indexação de imagens sem a necessidade de utilização do mouse para agilizar o processo de arquivamento dos documentos;
• Permite facilidades no processo de indexação exibindo, de preferência na mesma tela, a imagem a ser indexada, os controles de visualização, a lista de arquivos a serem indexados e os campos de preenchimento, permitindo com isto visualizar a página que está sendo indexada e preencher os campos de indexação rapidamente.
• Controles de zoom de imagem, rotação, excluir páginas incorretas e acionar a digitalização de novas páginas através de dispositivos TWAIN.
• Permite visualizar lista de arquivos exibindo a indexação de cada arquivo o Possibilidade de salvar e recarregar listas de indexação parcialmente ou completamente preenchidas.
• Backup da lista de indexação em tempo de execução, permitindo configurar a freqüência do backup para possibilitar a recuperação da lista caso ocorra qualquer problema durante a indexação, sem perder o trabalho em sua totalidade.
• Configuração dos diretórios de entrada (origem dos arquivos a serem indexados) e saída (onde os arquivos serão salvos após a indexação).
• Permite configurar o preenchimento automático de campos de controle como:
1-Data atual
2-Data de modificação do arquivo
3-Extensão do arquivo
4-Nome do arquivo sem a extensão
5-Pasta do arquivo (diretórios e subdiretórios)
6-Tamanho do arquivo (KB)
7-Texto específico para observações o Permite configurar mecanismos de consultas a fontes de dados externas compatíveis com ODBC (SQL de bancos de dados relacionais, arquivos de texto, CSV, XLS etc) para busca de dados e preenchimento dos valores retornados em correspondentes campos da estrutura de indexação. 1.2. Aplicativo WEB – consulta de documentos via Internet
• Compatível com Internet Explorer, Mozilla Firefox5, Apple Safari, Opera e todos os Web Browser mais utilizados do Mercado
• Permite hospedagem em servidor WEB Multiplataforma , no IIS (Internet Information Server) ou Apache em Windows Server, Linux, FreeBSD, Mac Os X server, Sun Solaris e Unix em geral.
• Permite consulta de imagens pela internet sem limites de usuários simultâneos
• Interface em português
• Possuir interface semelhante ao software Cliente/Servidor para facilitar a navegação do usuário
• Visualizar documentos TIFF sem a necessidade de plug-in
• Visualizar imagens do tipo JPG e documentos PDF
• Visualizar documentos organizados por pastas e sub-pastas e também visualizar os índices dos documentos
• Permite pesquisa por coringas para viabilizar consulta informando-se somente parte do conteúdo de um campo
• Controle de acesso a nível de usuários
• Permite que o controle de acesso a nível de usuário possa ser realizado também através da autenticação (identificação de usuário e determinação de perfil) no Portal de Serviços da UFRGS e esses mecanismos de controle de acesso a Intranet da Universidade possam restringir o acesso a imagens visualizadas na WEB. 1.3. Aplicativo de pesquisa no CD-ROM
• Interface em português
• Geração de CD-ROM auto-executável;
• Visualização das imagens sem a necessidade de instalação de qualquer software ou drivers, apenas a execução em CD-ROM
• Compatível com qualquer versão do Windows a partir do Windows 98.
• Possibilidade de consulta textual ( OCR)
• Permite a exportação dos dados
• Permite consulta por qualquer campo do documento, total ou parcialmente • Permite a rotação da imagem
• Capacidade de zoom superior à 800%
• Visualização da miniatura das imagens
Formas de armazenamento das imagens digitalizadas
O armazenamento das imagens digitalizadas podem ser disponibilizadas de três formas distintas:
1. Imagens em mídias óticas, CD-R ou DVD-R, armazenadas em ordem crescente de indexação conforme arquivo físico. Para essa forma de armazenamento é necessário a mídia conter, além das imagens, um software que permita a pesquisa e visualização dos registros presentes na mídia através de seu índice, sem a necessidade de instalação de qualquer programa no computador do usuário. Um software auto executável estará residente na mídia com a finalidade de visualização das imagens nela contidas.
2. Imagens em disco rígido disponibilizando-as para consulta on-line via aplicativos cliente-servidor ou aplicativos WEB.
3. Processamento imediato pelo software de GED que automaticamente incorpora as magens no banco-de-dados ordenando e ligando as imagens aos dados indexados.
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