Segurança e rapidez na obtenção de informações é crucial no desenvolvimento e na modernidade das corporações. Inimigo da segurança e agilidade é a falta de suporte na organização do acervo documental.
Arquivos mal organizados além de imobilizar as operações da empresa que necessitem de acesso rápido às informações do arquivos, também são as principais razões de processos jurídicos envolvendo acervos documentais.
Manter o arquivo organizado e a informação disponível é o principal desafio das corporações.
A OnlyOne é especialista em prestar consultoria e serviços de Organização de Arquivos.
Compreende a Organização de Arquivos os serviços de:
Higienização: preparação de documentos para arquivamento ou para digitalização, remoção de clipes, grampos, limpeza dos documentos, colagem de páginas rasgadas, recuperação de documentos importantes, restauração de documentos históricos, e outros.
Separação: reformulação de lotes e da disposição física dos documentos, separação por lote, por tipo, classe, grupo, setor, departamento. Criação de políticas de agrupamento e classificação.
Catalogação: criação de políticas de identificação de pastas, caixas arquivos, prateleiras, estantes. Aplicação da sistemática criada aos documentos e lotes. Etiquetagem dos documentos / lotes e inserção das informações nos sistemas informatizados da empresa ou no software OnlyBiblio.
Classificação documental: codificação da documentação conforme as políticas e recomendações dos órgãos oficiais como o CONARQ - Arquivo Nacional, ISO, INMETRO e disposições / resoluções jurídicas existentes.
Criação da Tabela de Temporalidade e Destinação documental: a Tabela de Temporalidade é um documento que define prazos de guarda e destinação de documentos de valor corrente e/ou intermediário. Além disso, estabelece a destinação de documentos, que pode ser por descarte ou guarda permanente. A Tabela é utilizada racionalmente para propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperação das informações, bem como, oferecer suporte às decisões político-administrativas, além de maximizar o fluxo documental.
Suporte jurídico para Criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos: a tabela de temporalidade dever ser aprovada por uma Comissão Técnica, normalmente instituída através da Portaria e que tem como principais objetivos: orientar e operacionalizar a Tabela de Temporalidade e acompanhar as próximas revisões, normalmente de dois em dois anos.
Consultoria jurídica quanto à temporalidade e classificação documental: a OnlyOne presta consultoria jurídica para o estudo jurídico de cada documento afim de identifica a temporalidade / ciclo de vida especificado na legislação. Através dessa consultoria é possível positivar / fundamentar cada disposição da Tabela de Temporalidade e Destinação.
Ordenação e Arquivamento: cada empresa possui uma identidade, um modo de acesso e procura dos documentos. Baseado nas necessidades e personalidade de cada empresa / acervo, é desenhado o melhor processo de Ordenação de Arquivamento dos documentos. A OnlyOne também executa os serviços de Ordenação e Arquivamento Físico dos documentos seguindo as melhores práticas e recomendações Arquivísticas.
Inserção no Software OnlyBiblio (100% web): a OnlyOne é especialista no Gerenciamento Eletrônico de Documento e desenvolvimento de softwares. O OnlyBiblio é um software desenvolvido 100% para web utilizado para pesquisa, controle de empréstimos e devoluções e acompanhamento do ciclo de vida dos documentos. Também possui recursos avançados de gerenciamento de arquivos corporativos e bibliotecários.
Principais Vantagens:
- Acesso rápido e preciso aos documentos;
- Padronização da informação dos métodos e dos processos de arquivamento;
- Facilidade no manuseio, inclusive quando à troca de funcionários responsáveis pelo acervo;
- Identificação visual aprimorada;
- Segurança da informação;
- Preservação segura do documento, evitando extravios, furtos e processos jurídicos;
- Conformidade com padrões nacionais e internacionais de boas práticas de arquivamento (CONARQ - Arquivo Nacional - ISO - INMETRO);
- Segurança de profissionais especializados e certificados (Arquivistas, Engenheiro CDIA+ e PDIA+, Suporte certificado por profissionais ITIL FOUNDATION e ITIL MANAGER);
- Crescimento programado, planejado e organizado do arquivo.
